在宅勤務やテレワークの普及で、メールやチャットといった文章でのコミュニケーションがますます増加しています。

新入社員が学ぶべきスキルは多々ありますが、現代のコミュニケーション手段の中心となる「文章力」は、仕事を進める上で特に欠かせないスキルです。

ビジネスに必要な文章力とは何か、また「伝わる文章力」をすばやく習得するためのヒントをお伝えします。

文章力は業種・職種を問わずあらゆるビジネスシーンで必要な基礎スキルです。新入社員のうちに文章力を身に付けておくと、社内・社外の多くの人と協力し合い仕事をスムーズに進めることができるようになります。

また「伝わる文章」を書くためには、結論は何か、その根拠・理由はなにか、と物事を論理だてて考えることが必要になります。そのため、文章力を鍛錬することで論理的に考える力も身に付けることができます。

ビジネス文書と一口に言っても、種類は多くあります。毎日、社内外のパートナーと送受信するのは電子メールです。そして、 報告書、案内状、記録・議事録、企画書などが挙げられるでしょう。個々にスタイルは異なりますが、多彩なビジネス文書を「速く、正しく」書けるようになることが大切です。

ビジネス文書は仕事を円滑に進めるためにあります。読み手が忙しいと想定した上で、「伝える」ための簡潔さと明確さを意識しましょう。加えて、読んでもらう文章が報告なのか、連絡なのか、相談なのか、しっかりと設定をすることも重要です。ビジネス文書に美文・名文はまったく必要ありません。

相手にしっかりと要点を伝え、ビジネスコミュニケーションを円滑に進めるための文章力を身に付けるためには、以下の３つのステップが重要です。

①ビジネス文章の『読み手』を想定する習慣を身に付ける

誰に対して、何のために書くのか。書き出す前に整理します。
新入・若手社員の場合、何も考えずにいきなり書き出すことが多いようです。その結果、まとまりがなく、誰に何を伝えたいのかがまるでわからない文章を書いてしまいます。

②ビジネス文章の『構成』やことばの『ルール』を確認する

構成で重要なことは「一読して理解できること」と、大切なことや結論を文頭に持ってくる「要点先述」です。文章を読み直す必要がなく、一目で要点がわかる文章を書く必要があります。

また、「話しことば」を使っていないか、社内用語や一般的ではないカタカナ語を使っていないかをチェックし、読み手ファーストを意識してわかりやすい日本語に置き換えることも大切です。

そして、具体的な事実を織り交ぜることがビジネス文書には必要です。文章に具体性を持たせるには、以下5W1Hを明示します。 何を伝えればビジネスが前に進むか、意識して文章を書きます。

・When（いつ）　・Where（どこで）　・Who（誰が）

・What（何を）　・Why（なぜ）　・How（どのように）

③実際に『演習』して書く力を養う

伝わる文章をすばやく身に付けるには、繰り返し実践することが大切です。
様々なシチュエーションで伝えたいことを整理し、実際に文章を書いてみることで、読み手を意識した簡潔な文章を書くことが身に付きます。

日経ビジネススクールでは、ビジネスに必要な「伝わる文章力」を身につける研修やEラーニングをご用意しています。

研修は貴社の課題に合わせてカスタマイズも可能です。新入社員研修や内定者研修に是非ご活用ください。

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